Un gruppo di professionisti, preparato e degno di fiducia, in grado di assistervi durante tutto il progetto, gestendo la pianificazione e l’operatività degli eventi, curando i servizi di segreteria e i contatti con i partecipanti all’evento.
Segreteria organizzativa e servizi amministrativi
Gestione del progetto, studio di fattibilità, elaborazione del budget, pianificazione strategica, controllo del rischio, monitoraggio continuo dell’evento, rendicontazioni finali e statistiche
- Gestione delle informazioni, studio e realizzazione del sito web dell’evento, newsletters, materiale di grafica e stampa, segreteria personalizzata per inoltrare e consolidare le informazioni ricevute da fonti interne ed esterne
- Registrazioni online o via e-mail, inclusi pagamenti e fatturazione se richiesto, e centro di assistenza clienti, in relazione a tutte le possibili problematiche
- Gestione delle sponsorizzazioni: promozione, contratti, allestimento spazio espositivo
- Supporto integrato per garantire la conformità alle normative del settore
- Supporto al Comitato Scientifico: ‘call for abstracts’, programma, contatti con i relatori
- Servizi di segreteria prima, durante e dopo il Congresso con personale multilingue, project manager e segreteria, tecnici AV, hostess, guide, interpreti
PR e comunicazione
- Ufficio stampa
- Servizi di comunicazione
- Servizi tecnologici
- Gestione strategica dei contenuti multimediali e interattivi
Logistica
- Ricerca della Sede dell’evento: centro congressi, hotel, palazzo storico –allestimento, visualizzazione, attrezzature tecniche, spazi espositivi
- Servizi di ristorazione
- Gestione prenotazioni alberghiere per relatori, personale, partecipanti, all’interno dell’hotel congressuale o in alberghi con diverse categorie di prezzo
- Trasporti: biglietti aerei per relatori e / o partecipanti, voli charter, pullman, auto VIP, barche, elicotteri
- Programmi sociali, visite speciali
- Programmi di intrattenimento
- Visite guidate ed escursioni, visite private a musei e gallerie d’arte, programmi per gli accompagnatori